中小企業(yè)財務(wù)制度規(guī)范——費用支出報銷程序及票據(jù)要求

1.1 借款、報銷用票據(jù)分類及用途

借款單：公司員工在沒有取得正式發(fā)票或正式發(fā)票沒有經(jīng)過相應(yīng)審批時需要向公司財務(wù) 借款時填寫；預(yù)支備用金時借款。

費用報銷審批單：所有款項支付時均應(yīng)填寫費用報銷審批單，報銷項目包括：交通費、 招待費、通訊費、辦公費、會務(wù)費、書報費等日常費用，用以說明款項支出性質(zhì)的描述 請在“備注”中寫明；涉及項目或合同，請在“項目名稱”處標(biāo)明項目（或合同）名稱 及項目編號。

差旅費報銷單：用于報銷在非北京市范圍內(nèi)發(fā)生的各項費用或支出的憑證，應(yīng)將原始發(fā) 票分類整理后，粘貼在差旅費報銷單后。

付款審批單：僅限于業(yè)務(wù)部門或采購部門人員用于支付合同款或采購款項。

出差審批單：用于出差借款時填寫的注明出差地、出差事由、借款金額及出差起止日的 單據(jù)。

票據(jù)粘貼單：用于整理零散的原始票據(jù)，將原始票據(jù)正面向上并粘貼于此單上面，原始 憑證大小應(yīng)以不出粘貼單邊緣為限。按費用類別及費用發(fā)生地分別粘貼；票據(jù)粘貼單用 空白紙代替即可（規(guī)格大小同以上單據(jù)）。

交通費明細(xì)：用于填寫交通費明細(xì)，根據(jù)交通費發(fā)生的時間分別填寫《加班交通費明細(xì) 表》、《日常交通費明細(xì)表》：因工作需要加班發(fā)生的交通費填寫《加班交通費明細(xì)表》； 工作時間發(fā)生的交通費填寫《日常交通費明細(xì)表》。報銷加班交通費必須由人事部簽字；報 銷交通費時務(wù)必后附此單。

外出登記單：用于外出人員在前臺登記外出記錄的單據(jù)。此單據(jù)用于支持報銷《日常交 通費明細(xì)表》，人事負(fù)責(zé)人據(jù)此單在《日常交通費明細(xì)表》中簽字。

加班申請單：用于員工需要加班時填寫的單據(jù)。此單必須提前申請（最遲當(dāng)天或加班后 的第一天），交由前臺，前臺根據(jù)此單結(jié)合打卡記錄統(tǒng)計考勤。無此單的加班不予報銷加班 餐費、加班交通費。

交際宴請明細(xì)單：用于員工有宴請需求時填寫的單據(jù)。此單必須在宴請發(fā)生前提出申請， 報銷招待費時務(wù)必后附此單。

出差審批單:用于員工有出差需求時填寫的單據(jù)。此單在員工出差期間交由前臺保管，員 工回司后到前臺取回此單到人事部簽到，然后執(zhí)人事部簽字的審批單至財務(wù)報銷差旅費。

采購申請單:用于申請金額小于2000元的采購。此單由有采購需求的部門填寫，詢價后交由行政部負(fù)責(zé)其后的審批流程。公司所有的采購必須由專門負(fù)責(zé)采購的部門采購，部門自行 采購公司不予報銷。目前公司采購部門：行政部 à 固定資產(chǎn)申請單:用于申請金額大于2000元的采購。此單由有采購需求部門填寫，詢價后 交由行政部負(fù)責(zé)其后的審批流程。公司所有的采購必須由專門負(fù)責(zé)采購的部門采購，部門自 行采購公司不予報銷。目前公司采購部門：行政部

1.2 原始憑證審核要素

原始憑證為取得的外單位開具的收取款項及具體用途的憑證，屬國家稅務(wù)機(jī)關(guān)或行政管 理機(jī)關(guān)專門監(jiān)制，包括：

商業(yè)專用發(fā)票：用于購買物品，在發(fā)票上須列明品名、數(shù)量、單價、金額；

服務(wù)業(yè)定額發(fā)票：分為定額發(fā)票及機(jī)打發(fā)票兩類，用于提供服務(wù)而開具的發(fā)票，在 發(fā)票上須列明服務(wù)事項、金額。手工填寫的服務(wù)業(yè)發(fā)票無效。

發(fā)票中各項內(nèi)容均須完整填寫：付款單位處必須填寫公司全稱；發(fā)票上必須蓋有收 款單位財務(wù)章；日期為實際支付款項日期；大寫小寫金額書寫清楚一致；如不一致以最小金 額報銷；所購物品或服務(wù)類別應(yīng)填寫清楚；發(fā)票必須加蓋“國家稅務(wù)局”、“地方稅務(wù)局”、 “財政部門行政事業(yè)性收費”等專用章及公交郵電等部門規(guī)定的報銷憑據(jù)。

住宿費發(fā)票必須包括的內(nèi)容：付款單位全稱、住宿起止日期、住宿天數(shù)、住宿人數(shù)、 單價、總金額等項目，報銷人自己手寫無效。

發(fā)票自簽發(fā)之日期起，有效期為2個月。超過2個月的發(fā)票為無效票據(jù)，財務(wù)部不予報 銷。

所有發(fā)票不能跨年度報銷，年度初第一個月可報銷開發(fā)票日期為上年度12月內(nèi)的發(fā) 票。

發(fā)票丟失，財務(wù)部不予報銷，若已從公司借款，從經(jīng)辦人次月工資中扣除。

 因經(jīng)辦人原因未開具發(fā)票或發(fā)票丟失的不予以報銷，因收款單位原因未開具合法發(fā)票 的必須有指定的用途事項，有明確的收款單位開據(jù)的帶財務(wù)章或公章的收據(jù)或其他證明材料。

1.3 報銷單據(jù)整理、填寫的要求

1) 日常費用支出，均需填寫“費用報銷審批單”，寫明報銷費用名稱，“費用報銷審批單”中未包括的費用項，可以自行在“費用類別”處填寫；與項目有關(guān)的，寫明項目名稱。日常費用范圍：除采購、有合同支持的支出、差旅費報銷之外的款項支出均需 填寫此單。

2)  壹張“費用報銷審批單”后可附多張附件：

日常交通費的報銷必須后附經(jīng)本人及上級領(lǐng)導(dǎo)簽字的《日常交通費明細(xì)表》；報 銷日常交通費，必須在前臺《外出登記單》中登記，未登記或者登記時間與報銷 時間不一致的不予報銷；

加班交通費、餐費的報銷必須后附經(jīng)本人及上級領(lǐng)導(dǎo)簽字的《加班申請單》、《加 班交通費明細(xì)表》；

招待費的報銷必須填寫《交際宴請、禮品申請明細(xì)單》：交際宴請或禮品支出必 須在招待或者禮品實際支出之前進(jìn)行申請；若事情緊急，必須電話或者短信請示 上級領(lǐng)導(dǎo)；

日常采購的報銷：單價低于2000元的，報銷時必須后附《采購申請單》，單價高 于1000元的必須三方（申請部門、行政部門、財務(wù)部）詢價，選擇性價比高者；采購必須由 行政部門執(zhí)行，其他部門自行采購不予報銷。

3) “借款單”詳見《2 借款管理制度》 借款單必須寫明借款事由，備注應(yīng)注明還款或報銷時間。

4）有合同支持的付款，均需填寫“付款審批單”：申請人在申請付款時必須將“付款審 批單”中需要填寫的信息填寫完整：部門、申請人、與項目有關(guān)的事宜，必須寫明 項目名稱、合同編號、合同付款情況、付款方式、收款單位名稱。信息不完整者財 務(wù)部將不予受理； 與采購固定資產(chǎn)有關(guān)的（單價高于2000元，使用年限超過1年的），必須后附《固定 資產(chǎn)采購申請單》，固定資產(chǎn)采購必須三方（申請部門、行政部門、財務(wù)部）詢價， 選擇性價比高者；采購必須由行政部門執(zhí)行，其他部門自行采購不予報銷。

5）“差旅費報銷單”:報銷時必須后附經(jīng)人事核準(zhǔn)出差天數(shù)的《出差審批單》方可報銷。

6）  票據(jù)由報銷、申請人簽字后，交本部門負(fù)責(zé)人簽字審核。由本人或部門助理持票據(jù)到 財務(wù)交票，之后的流程由財務(wù)部專人負(fù)責(zé)。